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„Ob wir das papierlose Büro je erleben werden, weiß ich nicht. Doch wir befinden uns auf dem Weg dahin. In welcher Form geschäftliche Unterlagen ins Unternehmen kommen, darauf hat dies meist wenig Einfluss. Kommen die Unterlagen auf Papier an, dann muss das Papier eben aufbewahrt werden. Oder es wird eingescannt und weggeworfen (erster Schritt). Besser wäre natürlich, die Unterlagen kommen gleich als „“elektronisches Papier““ etwa als PDF-Datei (zweiter Schritt). Und am allerbesten wäre, die Unterlagen kommen nicht bildhaft sondern medienbruchfrei als elektronischer, direkt automatisiert weiterverarbeitbarer Datensatz (dritter Schritt).“

Im Zusammenhang mit der von der DATEV zusammen mit der Universität Kassel geplanten Studie zum ersetzenden Scannen erschienen in verschiedenen Online-Medien Meldungen, die geeignet sind, eine starke Verunsicherung bezüglich der Beweiskraft gescannter Belege zu erzeugen. Der Kompetenzbereich ECM des BITKOM stellt demgegenüber fest, dass im Bereich der steuerrelevanten Unterlagen das Ersetzen der Papieroriginale durch gescannte elektronische Dokumente mit wenigen im Gesetz ausdrücklich genannten Ausnahmen vom Gesetzgeber gestattet, von der Finanzverwaltung anerkannt und in der Praxis weit verbreitet ist.

Viele Unternehmen scannen ihre Papierbelege ein, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können. Nicht so leicht zu lösen ist allerdings die Frage, wann die Originale auf Papier vernichtet werden dürfen. Die einschlägigen Gesetze und Richtlinien lassen dies zwar unter bestimmten Umständen zu – fördern damit aber rechtliche Unsicherheit. Um zu dokumentieren, wie verschiedene digitale Scan- und Speicherverfahren in einem gerichtlichen Verfahren bewertet würden, führt die Universität Kassel gemeinsam mit der DATEV eG eine Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen durch.

1. Aktenführung

Nicht nur die E-Mail-Rechnung, sondern auch die Optimierungsmöglichkeiten durch Scannen und automatisches Erkennen (OCR) werden in diesem Handbuch für die Praxis behandelt. Welche rechtlichen Vorgaben zu beachten sind, welche organisatorischen sowie technischen Möglichkeiten es gibt, welchen Nutzen die Unternehmen haben und wo die jeweiligen Einschränkungen sind, wird in diesem Werk beschrieben. Dabei werden nicht nur Inhouse-Lösungen, sondern auch die Möglichkeiten der Dienstleister in diesem Markt dargestellt.

Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) begrüßt die Entscheidung des BMF zur Einberufung eines Fachgesprächs zwischen Fachleuten aus Wirtschaft, Verbänden sowie der Finanzverwaltung und das damit gesteckte Ziel, doch noch eine praxisgerechte Ausgestaltung der Neuregelungen zu erreichen. Bereits das überarbeitete Entwurfsschreiben lässt positive Tendenzen – u.a. im Hinblick auf die Anforderungen zur Kontierung von Belegen – erkennen. Dennoch besteht dringend weiterer Änderungsbedarf.

„Als ich vom NWB Verlag im letzten Jahr gefragt wurde, ob ich nicht für das Buch „“Steuerberatung 2020″“ das Kapitel über die Entwicklungen der Kanzlei-IT übernehmen möchte, war ich sofort angetan: genau mein Thema! Als ich mich dann zum Schreiben hinsetzten, wurde es mir mit Blick auf die Zahl 2020 dann doch etwas mulmig. Acht Jahre in der IT vorausschauen?“

Wohin geht die Reise der Steuerberatung in den nächsten Jahren? Auf der Grundlage von Fakten und Statistiken zum Berufsstand geben die Autoren einen Ausblick auf Perspektiven, Herausforderungen und Chancen der Steuerberaterbranche. Als eine Art „roter Faden“ wird dabei der Wandel, der schon im Gang ist, in die Zukunft fortgeschrieben. Praxis- und realitätsnah leiten die Autoren daraus ab, vor welchen Herausforderungen Steuerberater stehen und welche Chancen sich bieten. Auf Basis der prognostizierten Entwicklung bietet das Buch konkrete Anleitungen, wie Sie heute schon Ihre Stellung am Markt und Ihr Auskommen sichern können.

„Vielfältige Möglichkeiten sich über elektronische Rechnungen zu informieren, bietet der kommende Herbst. Der internationale elektronische Rechnungsaustausch steht beim „“EXPP Summit““ (Veranstalter Vereon) vom 23.-24.09.2013 im Vordergrund. Während der Messen DMS-Expo und IT & Business vom 24.-26.09.2013 in Stuttgart gibt es Vorträge für Anwender sowie einen Workshop für ERP-Anbieter. Es folgt der von Kongress Media veranstaltet „“Elektronische Rechnungstag““ am 15./16. 10.2013 in München. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) informiert am 30.10.2013 in Berlin über „“Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD in Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung““. Am 28.11.2013 dann veranstaltet GS1 Germany in Köln den „“Praxistag Elektronische Rechnung““.“

Das Briefgeheimnis sowie das Post- und Fernmeldegeheimnis sind unverletzlich. Derzeit können deutsche Bürger dieses Grundrecht beim E-mail-Verkehr nicht ausüben. Sie sollten auf diesem hohen Gut aber bestehen, politisch dafür kämpfen und sich für eine technisch sinnvolle Lösung einsetzen. Dieser Ansicht ist der Münchener Informatik-Professor Rudolf Bayer und gibt eine Anleitung, wie sich eine E-Mail-Verschlüsselung in der Breite etablieren lässt.

„Deutschland sicher im Netz e.V. (DsiN) und die DATEV eG haben Leitfaden „“Verschlüsselung von E-Mails““ publiziert. Er richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) und gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der E-Mail-Sicherheit, insbesondere über die Mailverschlüsselung.“

„Cybersicherheit rückt aufgrund der Abhörskandale immer stärker ins Bewusstsein der IT-Verantwortlichen im Unternehmen aber auch der privaten Nutzer von Onlinediensten, kurz von uns allen. Cybersicherheit im eigenen Umfeld zu realisieren, ist kein einfaches Geschäft. Umfassende Informationen und ein entsprechendes Know-How sind nötig. Die „“Allianz für Cybersicherheit““ will hier umfassend unterstützen. Die Allianz ist dabei, eine Wissensbasis aufzubauen, valide Informationen flächendeckend bereitzustellen und für einen Informations- und Erfahrungsaustausch zu sorgen. Dieses Anliegen wollen wir hier im „“IT-Forum Steuerberater-Mittelstand ab sofort in unserer Berichterstattung unterstützen.“

„Das „“IT-Forum Steuerberater-Mittelstand““ unterstützt in seiner Berichterstattung ab sofort die „“Allianz für Cybersicherheit““. Die Allianz für Cyber-Sicherheit ist eine Initiative des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) gegründet wurde. Als Zusammenschluss aller wichtigen Akteure im Bereich der Cyber-Sicherheit in Deutschland hat die Allianz das Ziel, aktuelle und valide Informationen flächendeckend bereitzustellen.“

„Für eine Studie zur Akzeptanz des Kanzleimarketing in Steuerberatungskanzlei im Zeitraum 2006 bis 2013 werden noch Teilnehmer gesucht. Die Studie wird im Rahmen einer Master-Arbeit an der Akademie für Unternehmensmanagement Monheim in Kooperation mit der University of Wales durchgeführt. Titel der Arbeit ist „“Strategie und Marketing in mittelständischen Steuerberatungskanzleien in Deutschland““. Das Ausfüllen des Fragebogens dauert ca. 5-6 Minuten und ist vollkommen anonym.“

„1. Brennpunkt „“Kanzleiübernahme / Kanzleinachfolge“““

Prism und Tempora, die Internetüberwachung amerikanischer und britischer Geheimdienste, sorgen bei uns derzeit für viel Aufregung. Dabei wird das Internet bereits seit den 70er Jahren des letzten Jahrhunderts vollständig überwacht und auch alle Daten dort können manipuliert werden, konstatiert die Gesellschaft für Informatik. Was tun in dieser Situation?

„1. Brennpunkt „“Kanzleiübernahme / Kanzleinachfolge“““

„Der Präsidiumsarbeitskreis „“Datenschutz und IT-Sicherheit““ der Gesellschaft für Informatik e. V. (GI) warnt angesichts der aktuellen Diskussion erneut vor der vollständigen, weltweiten Kommunikationsüberwachung: Tatsächlich wird das Internet bereits seit den 70er Jahren des letzten Jahrhunderts vollständig überwacht, auch können alle Daten manipuliert werden: Das Internet ist daher völlig unsicher.“

Ein Notfallmanagement zu etablieren ist eine komplexe Aufgabe. Um bei dieser Arbeit zu unterstützen hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ein Umsetzungsrahmenwerk zum Notfallmanagement veröffentlicht. Anhand von Leitfäden kann stufenweise ein Notfallmanagement aufgebaut werden. Zu zwölf verschiedenen Themenbereichen eines Notfallmanagements werden Beschreibungen, Dokumentenvorlagen, Textvorlagen und Workshop-Präsentationen bereitgestellt, die in allen Phasen des Notfallmanagements die Arbeit unterstützen.

„Das Schlüsselwort zur Kanzleientwicklung heißt „“Wertsteigerung““. Denn keine Kanzlei sollte an einem bestimmten Punkt stehenbleiben und damit Wettbewerbern den Vortritt überlassen. Doch wie maximiert man den Kanzleiwert gezielt und langfristig? Hierzu muss eine Kanzlei zum Nutzenanbieter für Mandanten werden, ihre Wertschöpfung ohne Verschwendung organisieren und gleichzeitig das Außenbild der Kanzlei perfektionieren. „

Ab sofort kann der nationale Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD von Softwareherstellern implementiert und zum Austausch strukturierter Rechnungsdaten genutzt werden. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) schaffte dazu am 06.06.2013 durch Veröffentlichung des ZUGFeRD-Formates im Entwicklungsstadium Release Candidate die Voraussetzungen. Auch wenn das Format in seinen Details vor der endgültigen Verabschiedung noch eine öffentliche Konsultation und möglichen Modifikationen durchlaufen wird, kann sein davon unabhängiger Kern bereits jetzt genutzt werden.

„Der im April 2013 vorgestellte Entwurf eines BMF-Schreibens „“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)““ wird in der Wirtschaft durchweg kritisch gesehen. So leht der BITKOM den Alleingang der Finanzverwaltung bei der elektronischen Buchführung ab und sieht zusätzliche Kosten und neue Bürokratie auf die Unternehmen zukommen. Die Wirtschaftsprüfer, sehen die Rechtslage deutlich verschärft und dies einseitig zu Lasten des Steuerpflichtigen. Die Steuerberater fordern eine umfassende Überarbeitung des Entwurfs.“

Was ist entscheidend dafür, die Steuerberaterkanzlei erfolgreich und zukunftsorientiert zu positionieren? Dieser Frage spüren die beiden Studien nach, über die wir Sie in diesem Newsletter informieren. Die eine Studie (Mandanten ziehen Bilanz) ist bereits veröffentlicht und ihre Ergebnisse warten darauf, von Ihnen für Ihre Kanzlei erschlossen zu werden. Wir freuen uns, dass der Herausgeber Ihnen als Leser unseres Newsletter einen Vorzugspreis einräumt. Für die andere Studie (Arbeit im Wandel) werden noch die Daten aus den Kanzleien zusammengetragen. Machen Sie mit Ihrer Kanzlei doch einfach mit. Ab fünf teilnehmenden Kanzleimitarbeitern winkt eine kostenlose individuelle Auswertung.

Steuerberatungskanzleien als typische wissensintensive Unternehmen sind mit wachsenden Komplexitäts- und Wissensanforderungen konfrontiert. Ihr Umgang damit ist für Kanzleien erfolgsentscheidend – und Kern eines Forschungsprojektes der Universität Wien. Unterstützt wird die Studie von der Wirtschaftstreuhänderkammer (Wien) und deutschen Steuerberaterkammern. Die erste Befragung von Steuerberater/-innen und Kanzleimitarbeiter/-innen startete am 23.4.2013 und wird bis 24.6.2013 stattfinden. Eine zweite Befragung ist für Frühjahr 2014 geplant. Jede Kanzlei kann noch an der Befragung teilnehmen. In nur 15 Minuten sind alle Fragen beantwortet.

1. FiBu für sehr hohes Buchungsaufkommen

Immer mehr Internetnutzer gehen über Smartphones oder Tablets online. Dass für diese Geräte, auf denen meist vertrauliche Daten gespeichert sind, die gleichen Sicherheitsanforderungen wie für einen PC gelten, bedenken dabei die wenigsten Nutzer. Ein Informationsblatt der Initiative D21 und des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz gibt Hilfestellungen bei der Absicherung der mobilen Geräte.

„Wie bewerten Mandanten die Leistungen ihrer Steuerberater? Was erwarten sie von ihnen? Für wie gut halten sich die Steuerberater selbst? Die neue Studie „“Mandanten ziehen Bilanz““ des Instituts Straßenberger Konsens-Training verdeutlicht, welchen weiteren Optimierungsbedarf Steuerberatungskanzleien tatsächlich haben. Die Besucher des „“IT-Forum Steuerberater-Mittelstand““ erhalten die Studie zum deutlich vergünstigten Vorzugspreis.“

„Die kürzlich im Entwurf vom BMF veröffentlichten GoBD sollen die in die Jahre gekommenen und dringend renovierungsbedürftigen GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) von 1995, die die GDPdU von 2001 sowie die „“Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung““ unter dem Namen „“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff““ bündeln.“

„Sommer 2013 als BMF-Schreiben veröffentlicht.“““

verbandsöffentlichen Kommentierungsphase werden die GoBD voraussichtlich im

„Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung““ bündeln. Nach einer „

Die GoBD sollen die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) von 1995, die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) von 2001 sowie die Fragen und Antworten zum