Ansatz, Technik und vor allem menschliches Miteinander. Mario zeigt auf, wie die Mitarbeitereinsatzplanung rund läuft.
Shownotes
Erwähnte Software:
- Kantagram Partnerangebot für VIP-Mitglieder: VIP Portal | Partnerangebot
- Für Normalsterbliche: Home - Kantagram
- Ingentis: Kapazitätsplanung für Kanzleien | Kanzlei.Suite
06-22 Strategiemeeting: Mitarbeitereinsatzplanung in Kanzleien, Auslastungssteuerung und Leistungsentwicklung
Schlüsselpunkte
- Die meisten Kanzleien (schätzungsweise 90 %) nutzen keine systematische Mitarbeitereinsatzplanung und verlassen sich auf das Bauchgefühl.
- Ohne Planung kommt es oft zu einer Schieflage: Ein kleiner Teil der Mitarbeiter (ca. 30 %, oft die Leistungsträger) ist stark überlastet, während ein anderer Teil (ca. 30 %) unterlastet ist und nur der Rest (ca. 40 %) eine normale Auslastung aufweist.
- Diese Überlastung führt dazu, dass die besten Mitarbeiter frustriert sind, ausbrennen oder kündigen. Gleichzeitig führt die Unterlastung dazu, dass Ressourcen ungenutzt bleiben.
- Die Wahrnehmung der Kanzleileitung ist oft verzerrt, da sowohl die überlasteten als auch die unterlasteten Mitarbeiter den Eindruck von hohem Stress vermitteln, was zu unnötigen Neueinstellungen führen kann.
- Die Steuerung nach Bauchgefühl führt dazu, dass Aufgaben ungleich verteilt werden: Die fleißigen Mitarbeiter erhalten immer mehr, während die "Minderleister" sich erfolgreich gegen neue Aufgaben wehren.
- Eine korrekte Mitarbeitereinsatzplanung sollte auf Monats- oder Jahresebene erfolgen, nicht auf Tages- oder Wochenebene, und nur ca. 70 % der Zeit verplanen, um Puffer für unerwartete Aufgaben zu haben.
- Es werden zwei Arten von "Minderleistern" identifiziert: "Diamanten", die mehr leisten könnten, es aber aus strategischen Gründen nicht tun, und solche, die tatsächlich nicht mehr leisten können.
- Für leistungsschwächere Mitarbeiter wird ein schrittweiser Entwicklungsplan vorgeschlagen, mit dem Ziel einer monatlichen Steigerung von 5 % des Outputs.
- Bei überlasteten Mitarbeitern ist es die Aufgabe der Führungskraft, aktiv einzugreifen und Aufgaben umzuverteilen, auch gegen den anfänglichen Widerstand des Mitarbeiters.
- Eine transparente und gedeckelte Auslastung (z. B. 70-80 %) kann als starkes Argument im Recruiting genutzt werden, um gute Fachkräfte anzuziehen.
Eine konsequente Mitarbeitereinsatzplanung kann den Output um bis zu 20 % und den Gewinn um bis zu 40 % steigern.
Getroffene Entscheidungen
Die Planung der Mitarbeiterauslastung sollte nicht nach Bauchgefühl, sondern systematisch erfolgen.
- Daueraufgaben sollen auf Monatsebene geplant werden, wobei sowohl die benötigte Zeit als auch der erwartete Umsatz berücksichtigt werden.
- Die Planung selbst wird von den Mitarbeitern durchgeführt.
- Bei "Minderleistern" wird ein Entwicklungsplan mit dem Ziel einer monatlichen Leistungssteigerung von 5 % umgesetzt. Wenn dieses Ziel wiederholt nicht erreicht wird, erfolgt die Trennung.
- Überlastete Mitarbeiter werden aktiv von der Führungskraft entlastet, indem Aufgaben umverteilt werden, um Burnout und Kündigungen zu verhindern.
Aktionspunkte
Aufgaben
| Aufgabe | Verantwortliche Partei | Frist | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| Mitarbeitereinsatzplanung einführen | Kanzleileitung | Sofort | Pflicht ab 3 Mitarbeitern. Für EO-Comfort-Nutzer wird Cantagram oder inGentis empfohlen; für EO-Classic-Nutzer eine Excel-Lösung. |
| Daueraufgaben auf Monatsebene planen | Mitarbeiter | Laufend | Jeder Mitarbeiter plant seine eigenen wiederkehrenden Aufgaben (Buchführung, Löhne etc.) inklusive Zeit- und Umsatzziel. |
| Über- und Unterlastung prüfen und Maßnahmen ergreifen | Führungskräfte | Monatlich oder quartalsweise | Regelmäßige Kontrolle der Auslastung und aktive Umverteilung von Aufgaben. |
| Entwicklungspläne für Minderleister umsetzen | Führungskräfte | Laufend | Ziel ist eine monatliche Output-Steigerung von 5%. |
| Entlastung für überlastete Mitarbeiter sicherstellen | Führungskräfte | Laufend | Die Auslastung ist auf ein nachhaltiges Maß (z. B. 70-80 %) zu reduzieren. |
Fristen
- Monatlich oder spätestens quartalsweise: Überprüfung der Mitarbeiter-Auslastung und Ergreifung von Maßnahmen bei Über- oder Unterlastung.
- In einer Woche: Frist für überlastete Mitarbeiter, um selbst zu bestimmen, welche Aufgaben sie abgeben. Danach entscheidet die Führungskraft.
Folgeaktionen
- Kanzleien mit mehr als drei Mitarbeitern sollten umgehend eine Form der Mitarbeitereinsatzplanung implementieren.
- Führungskräfte müssen lernen, aktiv in die Aufgabenverteilung einzugreifen, um die Auslastung fair zu steuern und die Leistungsträger zu schützen.
- Die konsequente Umsetzung der Planung und der daraus resultierenden Maßnahmen ist entscheidend für den Erfolg.
Besser als Mentor erlaubt: Katzenbasar
Der Katzenbasar ist unbezahlte und unbezahlbare Werbung für Firmen und Produkte für die Steuerszene. Man kann um einen Auftritt in Mentors Katzenbasar bitten, ihn aber nicht erkaufen. Denn die VIP-ler verkaufen ihr Publikum nicht. Albanerindianerehrenwort! Alle vier Wochen wird der Katzenbasar durch den nächsten ersetzt. Damit man den Katzenbasar nachhören kann, wird er auf steuerkoepfe.de nochmals gesondert veröffentlicht.