Das digitale Lagerfeuer
Auf Kanzleibesuch bei HSP in Hannover
Mails können nerven. Besonders wenn man was schaffen will. Erfahren Sie, wie StB Carsten Schulz die 500 Steuerköpfe im Kanzleiverbund HSP stattdessen miteinander ins Gespräch bringt.
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Im ehemaligen britischen Militärkrankenhaus in Hannover schlägt heute das Herz des Kanzleiverbundes HSP. Damit Informationen auch durch dieses dicken Mauern fließen können, setzt der Verbund auf ein eigenes soziales Netzwerk.
Kanzleibesuch Premiere
Und das ist das erste Thema für die neue Kategorie auf Steuerköpfe: Kanzleithemen erzählt in Video-Interviews, Fotos und – selbstverständlich – Worten.
Auf den folgenden Seiten erwarten Sie Textpassagen zur Orientierung und Video-Interviews, wenn Sie tiefer einsteigen möchten.
Hintergrund HSP
Die HSP-Gruppe ist ein Verbund eigenständiger Kanzleien mit mittlerweile mehr als 40 Standorten und rund 500 Köpfen – darunter mehr als 80 Berufsträger. Keimzelle des Verbunds ist die hannoveraner Kanzlei Henniges Schulz und Partner. Carsten Schulz ist Partner der Kanzlei in Hannover und Vorstandsvorsitzender der HSP STEUER Aktiengesellschaft Steuerberatungsgesellschaft.
Hintergrund HSP.One
HSP.One ist die Umsetzung der „Collaboration Suite Bitrix24“ auf kanzleieigenen Servern und im Design der Kanzlei.
Die Suite ermöglicht die Zusammenarbeit im Stil sozialer Netzwerke: Posten und chatten, teilen, kommentieren und gemeinsam auf Dateien und Kalender zugreifen. Mobile Apps runden das Angebot ab. Zur Wahl steht die Suite als cloud-service wie auch zur Installation auf eigenen Servern. Das Werkzeug verspricht die Integration von vielen – von anderen Diensten bekannten – Funktionen unter einem Dach.
Social media hat längst unsere Freizeit erobert – gewaltlos und mit Funktionen, die unseren Alltag bereichern und vereinfachen. Das funktioniert auch am Arbeitsplatz, meint StB Carsten Schulz. Hier finden Sie den ersten Teil des Interviews mit dem Berater.
HSP.One Ansichten
Aufgaben / Nachrichtenstrom / Dateiablage / Unternehmenspuls / Profil / Chat / Workflows
Das digitale Lagerfeuer
Die Plattform erleichtert Projekte wie etwa die Beschaffung von Büroausrüstung. Alle betroffenen Mitarbeiter können mitlesen, kommentieren und sind so immer auf dem gleichen Kenntnisstand. Auf Wunsch schränken Gruppen den Kreis der Mitleser ein.
Auch bei den jährlichen Mitarbeitergesprächen hat die Plattform zu erheblichen Effizienzgewinnen geführt: Das Protokoll wird während des Gesprächs erstellt und den Teilnehmern und Partnern zur Abstimmung zugänglich gemacht und archiviert. Kein erneutes Abtippen, keine Rundmail mit Anhang.
Bei dieser Funktionsfülle muss auch gesagt werden, was HSP.One nicht ist: Es ist weder eine Produktiv-Umgebung für Buchhaltung oder Steuern, noch das vorrangige DMS-System der Kanzlei. Es ist die Drehscheibe für ausgewählte Dokumente und das digitale Lagerfeuer, um das sich alle sammeln.
Wie die Eingliederung neuer Kanzleien in den Verbund erleichtert wird und wie Mandanten Dokumente über HSP.One in in das Kanzlei-DMS schicken können, erläutert Schulz in diesem Teil des Gesprächs.
Zwischenfazit
„Wir haben unheimlich Tempo aufgenommen. Wenn jemand einen Vorschlag hat, schreibt er ihn in die Gruppe. Beim nächsten Treffen ist er komplett ausdiskutiert und es geht nur noch darum, wer macht es?“
Bei HSP sind die Mitarbeiter nach ihrer Tätigkeit in Fachgruppen organisiert. Seit eh und je tagen diesen Fachgruppen regelmäßig, um die Arbeit abzustimmen. Seitdem HSP.One im Einsatz ist, sind diese Tagungen kürzer. Denn wer heute einen Vorschlag hat, schreibt ihn einfach in die entsprechende Gruppe auf dem Portal. Die mitlesenden Kollegen können sich dort informieren und ihre Meinung per Kommentar hinterlassen. Wenn die Tagung beginnt, sind bereits alle auf demselben Wissenstand und Entscheidungen werden schneller getroffen.
Dass ein geringeres Mailaufkommen heutzutage willkommen ist, liegt wohl auf der Hand. Und auch, dass man den meisten Mitarbeitern die Nutzung eines sozialen Netzwerks nicht erklären braucht.
Trotzdem: Wie steht es mit der Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern? Bei HSP wird sie gemessen und mit sanftem Druck auch erhöht. Wie genau, das erklärt Carsten Schulz im folgenden Video:
Morgens HSP.One starten, abends schließen – das ist Pflicht in der Kanzlei. Die Nutzung wird automatisch als so genannter Puls gemessen. Gleichzeitig sprechen öffentlicher Smalltalk, Verabredungen zur Mittagspause und Gruppen wie „Camping“ oder „Biker“ für die freiwillige Nutzung. Apps für iOS und Android sorgen dafür, dass auch unterwegs niemand vom Informationsfluss ausgeschlossen bleibt.
In einem Satz wirken die beiden Begriffe Steuerberatungskanzlei und soziales Netzwerk noch fremd.
Doch die Plattform hat Funktionen, die sich erstaunlich gut in Kanzleiabläufe eingliedern.
Erfahren Sie mehr über Workflows und Möglichkeiten bei der Akquise.
Gegenwartsmusik: Workflows
Eng angelehnt an das Prinzip der Aufgabenverwaltung sind die so genannten Workflows. Aufgaben werden jedes Mal neu zusammengestellt und zugewiesen.
Anders bei Workflows, die sich für wiederkehrende Aufgaben einmal anlegen und beliebig oft abrufen lassen. Auf dem Portal können Mitarbeiter etwa den Arbeitsablauf „Urlaubsantrag“ starten. Dabei werden die Daten abgefragt und dem Personalverantwortlichen oder dessen Stellvertreter weitergeleitet – ohne dass Papier bewegt wird oder irgendetwas adressiert werden muss.
Zukunftsmusik: Akquise
Workflows lassen sich nicht nur innerhalb von HSP.One nutzen, sondern auch für externe Prozesse.
Schulz plant, das für die Akquise einzusetzen. „Eine strukturierte Neumandats-Akquise ist ja etwas, das dem StB per se erstmal fremd ist“, sagt er. Das Portal soll dank eingebautem Customer Relationship Management, Automation und Verknüpfung der Akquise auf die Sprünge helfen.
Der Ablauf dürfte fast allen Internetnutzern bekannt sein: Auf den Seiten der Verbund-Kanzleien werden Broschüren angeboten, für deren Download der Nutzer ein paar Angaben – mindestens die Mailadresse und vielleicht schon auch eine Selbstauskunft – hinterlassen muss. Das löst einerseits den Broschürenversand per Mail aus und weitere automatisierte Aufgaben auf dem Portal – etwa eine weitere Mail zum Nachfassen ein paar Tage später.
Schulz sieht darin zwei Vorteile: Zum einen laufen die ersten Schritte ohne menschlichen Eingriff ab. Zum anderen werden Interessenten bearbeitet, nicht Passanten. Die erwähnte Selbstauskunft hilft zudem, die Interessenten nach ihrem Potential einzuschätzen. „Wir möchten weg vom zufällig an uns herantretenden Mandanten, hin zu den Mandanten, die wir gerne wollen“, sagt Schulz. Die ersten Kampagnen dieser Art sollen 2017 starten.
Zeit und Geld
Die Lizenzgebühren für bitrix24 ändern sich hin und wieder. Zuletzt ist der Preis gestiegen. Bitrix24 schafft es, seine derzeitige Popularität umzumünzen. Das Portal kann mit eingeschränkten Funktionen und begrenztem Nutzerkreis kostenlos genutzt werden. Die Preise für gehostete bitrix24-Instanzen sind nach Leistungsumfang gestaffelt. Auch für die auf eigenen Servern gehostete Version werden je nach Anzahl der Nutzer monatliche Kosten fällig.
HSP setzt eine – nicht mehr erhältliche – unlimited Version ein. Die Lizenz kostete nach Schulz Angaben 33.000 Euro. Für das Aufsetzen der Software wurden 7000 Euro investiert. Die laufenden Lizenzgebühren liegen bei 1000 Euro monatlich.
Die Partner von HSP hatten zunächst vergleichbare Produkte evaluiert. Nach vier Wochen fiel die Entscheidung auf bitrix24. Ein achtwöchiger Testbetrieb festigte die Entscheidung. Von diesem Zeitpunkt bis zum Launch – dann im Kanzleidesign und auf kanzleieigenen Servern – vergingen weitere vier Wochen.
Fazit
Neue HSP.One-Nutzer werden automatisch der so genannten FAQ-Gruppe zugeordnet. Dort findet sich ein Schulungsvideo zur Nutzung des Portals. Geplante Anleitungen wurden – zunächst aus Zeitmangel – verschoben. Inzwischen habe sich gezeigt, dass sie gar nicht nötig sind. Die Nutzer finden sich auch so zurecht. Dementsprechend fällt Schulz‘ Fazit positiv aus.
Das Portal ist inzwischen fester Bestandteil aller Unterstützungsprozesse im Kanzleialltag. Seinen eigenen Arbeitsalltag beschreibt Schulz im Vergleich zu früher als „entstresst“.
„Das Portal erleichtert den Meinungsaustausch und die Entscheidungsfindung ohne das Zutun einer Führungskraft“, sagt Schulz. Früher wären Meinungsverschiedenheiten oder anstehende Entscheidungen in Sitzungen gelöst worden – mit dem begleitenden Aufwand und der üblichen Verzögerung.
Heute würden solche Fragen auf HSP.One diskutiert. Schulz beobachtet darüber hinaus, wie die Anwender dabei ihre soziale Kompetenz stärken: es werden Argumente abgewogen und Mehrheiten organisiert.
Ein Beispiel: Wenn die Auswahl von Fachliteratur ansteht, wird eine neue Diskussion auf HSP.One eröffnet. Die Nutzer kommentieren mit ihren Wünschen und Argumenten. Am Ende wird abgestimmt. „Früher hätten wir das per Mail abgefragt. Das war schon innerhalb der Kanzlei aufwändig und standortübergreifend erst recht“, sagt Schulz. „Jede Woche erleben wir etwas, das uns sagen lässt: Was würden wir bloß ohne HSP.One tun?“
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bitrix24.de: Übersicht, Features, Preise
Unterstützung
Dank an Rainer Gärtner, ohne den diese Seite nicht denkbar wäre. Brigade Eins
Kanzleibesuch die Zwote …
… ist in Arbeit. Ich freue mich über Feedback. Und falls ich für Sie solch ein Projekt umsetzen soll, sprechen Sie mich einfach an. cb@steuerkoepfe.de
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